Spreadsheetrisico's bestaan zelfs bij grote bedrijven die dergelijke programma's gebruiken. Hoewel spreadsheets worden beschouwd als een van de belangrijkste en krachtigste tools voor organisaties. Soorten organisaties In dit artikel over de verschillende soorten organisaties worden de verschillende categorieën onderzocht waarin organisatiestructuren kunnen vallen. Organisatiestructuren en bedrijven van de afgelopen decennia, dat neemt niet weg dat spreadsheets onderhevig zijn aan menselijke fouten. Bovendien kunnen ze gemakkelijk worden gewijzigd en gemanipuleerd, en ontbreekt het vaak aan interne controle.
Spreadsheetfouten en hun impact
Spreadsheets zijn handig in het gebruik, vooral voor accountants. Boekhoudkundige salarisgids In deze boekhoudkundige salarisgids geven we u de gemiddelde compensatiecijfers voor degenen die werkzaam zijn in zowel de openbare als de particuliere boekhouding. Accountants zijn verantwoordelijk voor het onderzoeken van financiële overzichten om de nauwkeurigheid en naleving van bestaande wet- en regelgeving te waarborgen, en het afhandelen van belastinggerelateerde taken zoals het berekenen van de en andere financiële professionals. Spreadsheets wachten echter op eenheden en cijfers die erin worden ingevoerd door de menselijke component van het auditproces. Omdat mensen de neiging hebben om fouten te maken, kunnen er fouten worden gemaakt in spreadsheets.
Er zijn in principe drie hoofdcategorieën van spreadsheetfouten, namelijk:
- Gegevensinvoerfouten
- Berekening of formule Cheatsheet voor Excel-formules De cheatsheet voor Excel-formules van Finance geeft u alle belangrijke formules om financiële analyses en modellering uit te voeren in Excel-spreadsheets. Als je een meester in financiële analyse in Excel wilt worden en een expert in het bouwen van financiële modellen, dan ben je hier aan het juiste adres. fouten
- Opmaakfouten
Fouten zijn het begin van risico's. Wanneer dergelijke fouten vaak voorkomen en een gewoonte worden, neemt het risico toe. Vaak is er een gebrek aan foutcontrole en -beoordeling, wat nadelig kan zijn voor het bedrijf. In feite komen fouten in spreadsheets heel vaak voor, met een geschat percentage van 88%.
Voorbeelden van spreadsheetrisico's
Om spreadsheetrapporten te maken die nauwkeurig en foutloos zijn, is het belangrijk dat accountants en bedrijfseigenaren de verschillende spreadsheetrisico's begrijpen. Ze worden hieronder uitgelegd:
1. Ongeschoolde gebruikers
Veel mensen denken dat basiskennis in het gebruik van Microsoft Excel al gelijk staat aan kennis in het gebruik van spreadsheets. Dit is niet waar, aangezien het gebruik van spreadsheets een rigide training vereist, niet alleen voor beginnende accountants. Big 4-adviesbureaus De Big 4-adviesbureaus zijn de belangrijkste spelers in de openbare boekhoudsector. De Big 4 adviesbureaus zijn KMPG, Deloitte, PwC en EY. Ze bieden een breed scala aan diensten, zoals boekhouding, managementadvies, belastingen, risicobeoordeling en auditing. Lees meer over de diensten van de grote vier en hun maar ook voortdurende training voor updates. Matige kennis en ervaring kunnen leiden tot onnauwkeurige berekeningen, het gebruik van verkeerde formules en zelfs linken naar andere spreadsheetpresentaties.
2. Onvoldoende richtlijnen voor het voorbereiden van spreadsheets
Het gebruik van spreadsheets moet door de gebruikers worden voorbereid door zichzelf uit te rusten met de juiste kennis. Daarom zouden organisaties een handleiding moeten verstrekken waarin wordt uitgelegd hoe spreadsheets worden gebruikt in de eenvoudigst mogelijke taal. Het moet informatie en instructies bevatten over het gebruik van de spreadsheetsoftware.
3. Hergebruik van gegevens
Knippen en plakken is een veel voorkomende gewoonte van mensen. Hoewel het veel tijd bespaart en mensen in staat stelt meer te doen in een kortere tijd, is het niet altijd een goed idee. Dit komt doordat formules na verloop van tijd kunnen worden beschadigd en gewijzigd, en koppelingen kunnen worden verbroken, wat kan leiden tot onnauwkeurige rapportage.
4. Fouten in spreadsheets
Hoe goed een gebruiker ook is in het uitvoeren van spreadsheetberekeningen, het risico op het maken van fouten is altijd hoog vanwege menselijke factoren. Dit geldt vooral voor de gewoonten van mensen om te chatten, regelmatig een pauze in de badkamer te nemen, telefoons te controleren en andere gewoonten.
5. Gegevensverlies
In zoveel gevallen gaan er veel gegevens verloren door storingen en stroomuitval. In dergelijke gevallen gaan uren aan gegevensinvoer in een oogwenk verloren, waardoor de accountant alles vanaf het begin opnieuw moet doen, waardoor tijd en middelen worden verspild.
Hoe u spreadsheetrisico's aanpakt
Net als bij andere vormen van risico's, moeten spreadsheetrisico's worden aangepakt om ze te minimaliseren of voor eens en voor altijd te elimineren.
1. Opleiding en continue ontwikkeling
Zoals hierboven al vermeld, zijn trainingsprogramma's nodig voor elk bedrijf dat spreadsheets gebruikt in hun rapportage. Dergelijke training moet worden gegeven aan alle gebruikers van de software, of ze nu beginners of veteranen zijn in het proces. Er moet regelmatig worden getraind om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van veranderingen en nieuwe trends in het gebruik van spreadsheets.
2. Beveiliging van gegevens
Wachtwoorden moeten aanwezig zijn om spreadsheetrapporten te beveiligen en de toegang te beperken tot alleen de accountants van het bedrijf. Om het recyclen van gegevens en gegevensinvoer aan te pakken, wordt geadviseerd om zakelijke berekeningen gescheiden te houden van invoergegevens.
Er moeten ook opties voor gegevensvalidatie aanwezig zijn die accountants en auditors helpen de invoer van gegevens te beperken als deze niet geautoriseerd zijn.
3. Gegevensback-ups
Verlies van gegevens kan worden voorkomen door het spreadsheetrapport voortdurend op te slaan terwijl de accountant verder gaat met zijn werk. Bovendien moeten de bestanden altijd in het netwerk worden opgeslagen en niet alleen op het bureaublad om een reservekopie te maken als een van de machines defect raakt.
4. Software van goede kwaliteit
Bedrijven zouden moeten investeren in spreadsheetsoftware van goede kwaliteit. De duurdere kunnen het bedrijf meer kosten, maar het is meestal slechts een eenmalige uitgave die kan worden terugverdiend door nauwkeurige rapporten te maken.
Laatste woord
Risico's van spreadsheets zijn reëel en vormen grote problemen voor bedrijven en organisaties als ze onopgelost blijven. Met spreadsheets werken zowel mensen als machines samen om nauwkeurige bedrijfsrapporten te maken.
Meer middelen
Finance is de officiële aanbieder van de Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certificering Sluit je aan bij 350.600+ studenten die werken voor bedrijven als Amazon, JP Morgan en Ferrari-certificeringsprogramma, ontworpen om iedereen om te vormen tot een financiële analist van wereldklasse.
Om uw kennis van financiële analyse te blijven leren en ontwikkelen, raden we de onderstaande aanvullende financiële bronnen ten zeerste aan:
- Alle Excel trainingen en cursussen
- Best practices voor Excel-modellen documenteren Best practices voor Excel-modellen documenteren Bij het werken aan grote en gecompliceerde financiële modellen in Microsoft Excel kan het een behoorlijke uitdaging zijn om ze duidelijk te documenteren voor het gebruiksgemak en de begrijpelijkheid van de gebruikers. We bespreken hier verschillende best practices voor Excel-modellen en andere handige tips en trucs die gebruikers kunnen toepassen om uw
- Kwantitatieve analyse Kwantitatieve analyse Kwantitatieve analyse is het proces van het verzamelen en evalueren van meetbare en verifieerbare gegevens zoals inkomsten, marktaandeel en lonen om het gedrag en de prestaties van een bedrijf te begrijpen. In het tijdperk van datatechnologie wordt kwantitatieve analyse beschouwd als de voorkeursbenadering voor het nemen van geïnformeerde beslissingen.
- Waarderingsmodellering in Excel Waarderingsmodellering in Excel Waarderingsmodellering in Excel kan verwijzen naar verschillende soorten analyse, inclusief discounted cashflow (DCF) -analyse, vergelijkbare handelsmultiples
