De acquisitie- en betalingscyclus (ook wel aangeduid als de pps-cyclus voor aankopen, schulden en betalingen) bestaat hoofdzakelijk uit twee transactiestromen. De eerste klasse is de acquisitieklasse. De typische journaalboeking voor deze transactiestroom is een debitering van de voorraad Voorraad Inventaris is een lopende activarekening die op de balans wordt aangetroffen en die bestaat uit alle grondstoffen, onderhanden werk en gereed product dat een bedrijf heeft verzameld. Het wordt vaak beschouwd als het meest illiquide van alle vlottende activa - daarom wordt het uitgesloten van de teller bij de berekening van de snelle ratio. of een uitgave en een creditering van de crediteurenadministratie. crediteurenadministratie is een verplichting die wordt aangegaan wanneer een organisatie goederen of diensten ontvangt van haar leveranciers op krediet. De crediteuren worden naar verwachting binnen een jaar afbetaald,of binnen één bedrijfscyclus (welke van de twee het langst is). AP wordt beschouwd als een van de meest liquide vormen van kortlopende verplichtingen. De classificatiebevestiging is zeer belangrijk in dit scenario omdat er veel mogelijke afschrijvingen zijn die aan de journaalboeking kunnen voldoen.
De tweede categorie transacties in de verwervings- en betalingscyclus is de categorie uitbetalingen in contanten. De typische journaalboeking voor deze klasse is gewoon een afschrijving van de crediteurenadministratie en een bijschrijving voor contanten. Al met al gaat het in deze cyclus vooral om het aangaan van schulden en het aflossen van die schulden met contant geld.
Typische zakelijke functies en belangrijke documenten
Hoewel veel bedrijven verschillende interne processen volgen en elektronisch gebaseerde methoden gebruiken, is het volgende stroomschema een typisch bedrijfsproces Levenscyclus van een bedrijf De levenscyclus van een bedrijf is de voortgang van een bedrijf in fasen in de tijd en is meestal onderverdeeld in vijf fasen: lancering , groei, shake-out, volwassenheid en verval. in de acquisitie- en betalingscyclus.
Het proces begint meestal met een aanvraag tot bestellen die een medewerker van het bedrijf genereert. De aanvraag tot bestellen is een document dat het benodigde product en de benodigde hoeveelheid beschrijft. Het document wordt vervolgens naar de inkoopafdeling gestuurd die een inkooporder genereert. Op de inkooporder staat het product dat moet worden gekocht, de hoeveelheid die moet worden besteld en de prijs die het bedrijf bereid is te betalen.
Doorgaans mogen werknemers alleen kopen op de lijst van goedgekeurde leveranciers. Zodra de bestelde goederen door de volgende afdeling zijn ontvangen, geeft het bedrijf een ontvangstrapport af. Het rapport moet aansluiten op de inkooporder en wordt naar het crediteurenadministratieteam van de boekhoudafdeling gestuurd. Hier stemt de werknemer de ontvangen goederen af met de leveranciersfactuur en wordt de journaalboeking naar de crediteurenadministratie geregistreerd. Ten slotte wordt de betaling verwerkt in de schatkist en wordt het geld daadwerkelijk uitbetaald.
Algemene methodologie voor auditcycli
Bij het controleren van cycli voor verschillende bedrijven, is de typische aanpak:
- Begrijp de entiteit en zijn omgeving
- Identificeer voor elke cyclus de bestaande interne controles
- Beoordeel het controlerisico en het risico van een afwijking van materieel belang
- Evalueer de kosten-batenanalyse van testcontroles en volg een gecombineerde controleaanpak versus een puur gegevensgerichte controleaanpak
Belangrijke interne controles voor acquisities en uitbetalingen
Onthoud dat er voor transactiestromen vijf beweringen van toepassing zijn: cut-off, classificatie, volledigheid, voorkomen en nauwkeurigheid .
Een interne controle met betrekking tot de bewering van het voorval is dat elke aankoop vergezeld gaat van de nodige ondersteunende documenten, zoals de aanvraag tot bestellen, de bestelling, het ontvangstrapport en de leveranciersfactuur. Zonder dergelijke documenten kan een aankoop niet "plaatsvinden" en had deze dus niet moeten worden geregistreerd. Andere controles zijn onder meer de goedkeuring van inkooporders door personeel van hoger niveau, de annulering van documenten zodra een transactie is geregistreerd / verantwoord, en het goedkeuren van eventuele wijzigingen in de leverancierslijst.
In termen van volledigheid zijn inkooporders en ontvangstrapporten doorgaans vooraf genummerd en verantwoord. Als een nummer twee keer is opgenomen of als er een nummer ontbreekt in de lijst, is het gemakkelijk om het probleem te achterhalen.
Tot slot, in termen van de classificatie-bewering, omvatten sommige controles een adequate goedkeuring van een supervisor voor journaalboekingen, een adequate lijst / rekeningschema met beschrijvingen van elk, en het vergelijken van saldi met gebudgetteerde bedragen. Wat betreft de uitbetalingen in contanten, zijn belangrijke controles voornamelijk de scheiding van taken en frequente bankafstemmingen.
De rol van de auditor
Gegevensgerichte cijferanalyses zijn doorgaans analyse van trends en ratio's ten opzichte van branchegegevens, gegevens van voorgaande jaren en verwachte resultaten. Gegevensgerichte cijferanalyses zijn gewoonlijk voldoende en geschikt als controle-informatie omdat de bedragen niet significant zijn en vaak relatief onbeduidende saldi omvatten, zoals algemene en administratieve kosten. Voor meer oordeelkundige en complexere boekhoudkwesties met betrekking tot bijvoorbeeld juridische kosten, reparaties, onderhoudskosten en leasekosten, zullen accountants meer zekerheid willen verkrijgen en details van saldi willen testen.
Gerelateerde metingen
Bedankt voor het lezen van de Finance-gids over de acquisitie- en betalingscyclus. We bieden de volgende gratis bronnen voor meer informatie.
- Debiteuren Debiteuren Debiteuren (AR) vertegenwoordigt de kredietverkopen van een bedrijf, die nog niet volledig zijn betaald door zijn klanten, een vlottend actief op de balans. Bedrijven staan hun klanten toe om tegen een redelijke, verlengde periode te betalen, op voorwaarde dat de voorwaarden worden overeengekomen.
- Ingehouden inkomsten
- Resultatenrekening Resultatenrekening De resultatenrekening is een van de belangrijkste financiële overzichten van een bedrijf die hun winst en verlies over een bepaalde periode weergeeft. De winst of het verlies wordt bepaald door alle opbrengsten te nemen en alle kosten van zowel operationele als niet-operationele activiteiten af te trekken. Deze verklaring is een van de drie verklaringen die worden gebruikt in zowel bedrijfsfinanciering (inclusief financiële modellering) als boekhouding.
- Certificering financiële modellering FMVA®-certificering Sluit je aan bij 350.600+ studenten die werken voor bedrijven als Amazon, JP Morgan en Ferrari
