Het vastleggen van betalingen in de boekhouding kan ook 'crediteuren' worden genoemd, wat het totale bedrag betekent dat een bepaald bedrijf aan bedrijven of leveranciers verschuldigd is voor producten of diensten. Bovendien wordt het crediteurensaldo weergegeven in de balans. Balans. De balans is een van de drie fundamentele financiële staten. Deze verklaringen zijn essentieel voor zowel financiële modellering als boekhouding. De balans geeft de totale activa van het bedrijf weer en hoe deze activa worden gefinancierd, hetzij via schulden of eigen vermogen. Activa = passiva + eigen vermogen, specifiek voor de rubriek kortlopende passiva, en omvat alle te betalen facturen.
Een bedrijf dat bijvoorbeeld net zijn kantoorbenodigdheden van bedrijf B heeft gekocht en een factuur van $ 500 ontvangt, moet het bedrag registreren en het op of voor de vervaldatum betalen om wanbetaling te voorkomen.
Leveranciers versus debiteuren
De twee concepten van crediteuren en debiteuren verschillen beslist van elkaar. Crediteuren Crediteuren Crediteuren is een verplichting die wordt aangegaan wanneer een organisatie goederen of diensten van haar leveranciers op krediet ontvangt. Van crediteuren wordt verwacht dat ze binnen een jaar worden afbetaald, of binnen één bedrijfscyclus (welke van de twee langer is). AP wordt beschouwd als een van de meest liquide vormen van kortlopende verplichtingen, enerzijds verwijst het naar hoeveel een bedrijf een ander bedrijf verschuldigd is voor het kopen van goederen en diensten die moeten worden afbetaald. Een sleutelwoord hier is 'krediet', wat betekent dat de goederen eerst zijn verkregen en dat de betaling volgt.
Debiteuren Debiteuren Debiteuren (AR) vertegenwoordigt de kredietverkopen van een bedrijf, die nog niet volledig zijn betaald door zijn klanten, een vlottend actief op de balans. Bedrijven staan hun klanten toe om tegen een redelijke, verlengde periode te betalen, op voorwaarde dat de voorwaarden worden overeengekomen. Aan de andere kant is het tegenovergestelde, aangezien het de hoeveelheid geld is die een bedrijf kan innen van een ander bedrijf omdat het zijn goederen of diensten aan hen heeft verkocht. Daarom kunnen we zeggen dat de eerste een verplichting is, terwijl de andere een actief is.
Voorbeeld van het registreren van betalingen in de boekhouding
Laten we zeggen dat een bedrijf genaamd Bags Unlimited 100 nylon tassen verkocht aan bedrijf B, en beide bedrijven kwamen een bepaalde betalingstermijn overeen. Nu verstuurt Bags Unlimited zijn factuur. Brondocumenten Het papieren spoor van de financiële transacties van een bedrijf wordt in de boekhouding aangeduid als brondocumenten. Of er nu cheques worden geschreven om uitbetaald te worden, verkopen worden gedaan om bonnen te genereren, facturen voor facturering worden verzonden door leveranciers of werkuren worden geregistreerd op de urenstaat van een werknemer - alle respectieve documenten zijn brondocumenten. en schrijft de vervaldatum 15 december, zoals overeengekomen door beide partijen. Het registreert de transactie onder zijn debiteuren, terwijl bedrijf B het registreert onder de crediteurenadministratie.
Is de crediteurenadministratie een debet of een krediet?
Dit is een van de lastige vragen over crediteuren. Schulden worden als schulden beschouwd omdat ze betrekking hebben op de aankoop van goederen op krediet, wat betekent dat er een creditsaldo moet worden aangehouden. Het creditsaldo vertegenwoordigt het totale bedrag dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers. Na ontvangst van de factuur wordt het verschuldigde bedrag geregistreerd, waardoor het creditsaldo stijgt.
Nadat de factuur is betaald, wordt het bedrag als debet geregistreerd; dus het creditsaldo weer verlagen. Samengevat, hoe hoger de crediteurenadministratie, hoe hoger het creditsaldo is, en hoe lager de crediteurenadministratie, des te lager is het creditsaldo.
Het crediteurenproces
Het crediteurenproces lijkt een gemakkelijke taak, maar het vereist een zeer nauwgezette controle van facturen, omdat de kleinste fouten grote verliezen voor een bedrijf kunnen betekenen. In feite moeten alle bedrijven, vooral de grote en al lang bestaande bedrijven, een geautomatiseerd crediteurensysteem gebruiken om ervoor te zorgen dat het volgende proces nauwkeurig wordt uitgevoerd.
1. Ontvangst van een factuur
De eerste stap is de ontvangst van de factuur, die kan worden gedaan via verschillende kanalen, zoals per e-mail, fax of koerier.
2. Doorsturen naar de juiste persoon
Omdat het gewoon per post of via de e-mail van het bedrijf kan komen, moet het worden doorgestuurd naar de juiste persoon, die de accountant kan zijn Accountant Een accountant speelt een zeer cruciale rol in een organisatie, ongeacht of het een multinational is of een kleine , binnenlandse. De in- en uitstroom van het geld van het bedrijf wordt nauwlettend gevolgd door de accountant, die er ook voor zorgt dat alle financiële transacties legaal, correct, manager, boekhouder zijn Boekhouder De primaire taak van een boekhouder is het bijhouden en vastleggen van de dagelijkse financiële gebeurtenissen van het bedrijf . Een boekhouder is verantwoordelijk voor het vastleggen en bijhouden van de financiële transacties van een bedrijf, zoals aankopen, uitgaven, verkoopopbrengsten, facturen en betalingen. , of de crediteurenadviseur, als er een dergelijke functie is.
3. Invoeren van details
Zodra het de handen van de juiste persoon bereikt, worden de details van de factuur ingevoerd in een bestand, zoals een spreadsheet, dat wordt opgeslagen.
4. Facturen goedkeuren
De goedkeuring van facturen is erg cruciaal. Idealiter moet elke factuur, voordat betalingen worden gedaan, streng worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat alle boekingen juist zijn. In feite zijn er verschillende punten die specifiek moeten worden gecontroleerd, waaronder:
- Pre-goedkeuring van de uitgave of de inkooporder die door het bedrijf is uitgegeven
- De aankomst van de gekochte goederen voordat de betaling moet plaatsvinden
- De bijzonderheid van de factuur
- Contracten en overeenkomsten met leveranciers
5. Uitgifte van cheques
Nadat de stappen zijn voltooid en de factuur is geverifieerd, maakt de accountant de cheques aan en specificeert hij het te betalen bedrag voor elke cheque. Ze worden verzegeld in enveloppen, geëtiketteerd met de juiste adressen en verzonden naar de beoogde ontvangers.
De bovenstaande stappen zijn in een handmatig crediteurensysteem. Omdat het erg vervelend en tijdrovend is, met een grote kans op fouten, wordt een geautomatiseerd systeem sterk aanbevolen.
Kenmerken van een goed beheerd crediteurensysteem
Een nauwkeurig crediteurenproces resulteert in nauwkeurige financiële overzichten die uiteindelijk leiden tot het succes van een bedrijf. Een goed beheerd crediteurenstelsel vertoont de volgende kenmerken.
- Legitieme facturen worden niet alleen nauwkeurig maar ook tijdig verwerkt.
- Facturen worden in de juiste boekhouding opgenomen.
- Onverwerkte kosten worden gecorrigeerd.
Gerelateerde metingen
We hopen dat je het met plezier hebt gelezen in de Finance-gids over het registreren van betalingen in de boekhouding. Finance is de officiële aanbieder van de wereldwijde Financial Modelling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certificering Sluit je aan bij 350.600+ studenten die werken voor bedrijven als Amazon, JP Morgan en Ferrari-certificeringsprogramma, ontworpen om iedereen te helpen een financiële analist van wereldklasse te worden . Om uw carrière verder te ontwikkelen, zijn de onderstaande aanvullende financiële bronnen nuttig:
- Financiële boekhoudingstheorie Financiële boekhoudingstheorie De financiële boekhoudingstheorie verklaart het "waarom" achter de boekhouding - de redenen waarom transacties op bepaalde manieren worden gerapporteerd. Deze gids zal u helpen de belangrijkste principes achter Financial Accounting Theory te begrijpen
- Gids voor journaalboekingen Gids voor journaalboekingen Journaalboekingen zijn de bouwstenen van de boekhouding, van rapportage tot het controleren van journaalboekingen (die bestaan uit debiteringen en tegoeden). Zonder de juiste journaalboekingen zouden de financiële overzichten van bedrijven onnauwkeurig en een complete puinhoop zijn.
- Balansposten projecteren Balansposten projecteren Balansposten projecteren omvat het analyseren van werkkapitaal, materiële vaste activa, vreemd vermogen en netto-inkomen. In deze gids wordt uitgelegd hoe u moet berekenen
- T Accounts Guide T Accounts Guide T Accounts worden in de boekhouding gebruikt om debiteringen en bijschrijvingen bij te houden en financiële overzichten op te stellen. Het is een visuele weergave van individuele rekeningen die eruitziet als een "T", waardoor alle toevoegingen en aftrekkingen (afschrijvingen en tegoeden) op de rekening gemakkelijk kunnen worden gevolgd en visueel kunnen worden weergegeven. Deze gids voor T-accounts geeft u voorbeelden van hoe ze werken en hoe u ze kunt gebruiken.
