Projectmanagement omvat meerdere facetten waarvan de implementatie en monitoring behoorlijk tijdrovend kan zijn. Daarom is het cruciaal voor projectmanagers. Kenniswerkers De term "kenniswerker" werd voor het eerst bedacht door Peter Drucker in zijn boek, The Landmarks of Tomorrow (1959). Drucker definieerde kenniswerkers als hoog niveau om kansen te identificeren die de efficiëntie en kwaliteit helpen verhogen. Een strategie die kan worden gebruikt is RAID, wat staat voor R evaren, A ssumptions, I ssues en D ependencies. Een RAID-logboek is een effectief hulpmiddel voor projectbeheer dat is gericht op het centraliseren en vereenvoudigen van het verzamelen, bewaken en volgen van projectinformatie. Lees verder voor meer informatie over het RAID-logboek bij het beheren van projecten.
Risico's en problemen bij RAID
Risico's Systematisch risico Systematisch risico is dat deel van het totale risico dat wordt veroorzaakt door factoren die buiten de controle van een specifiek bedrijf of individu liggen. Systematisch risico wordt veroorzaakt door factoren die buiten de organisatie liggen. Alle beleggingen of effecten zijn onderhevig aan systematisch risico en daarom is het een niet-diversifieerbaar risico. zijn toekomstige onzekerheden die een project negatief kunnen beïnvloeden. Een projectmanager moet maatregelen nemen die helpen om met risico's om te gaan die zich onderweg kunnen voordoen. Risicogerelateerde taken omvatten risico-identificatie, classificatie, risico-evaluatie en het maken van risicoresponsplannen Crisismanagement Crisismanagement omvat het omgaan met crises op een manier die schade tot een minimum beperkt en de getroffen organisatie in staat stelt snel te herstellen. . Om een project soepel te laten verlopen, moeten er zo min mogelijk risico's zijn.
Het is ook van cruciaal belang dat risico's in de vroege stadia worden geïdentificeerd voordat ze zich ontwikkelen tot ernstige problemen die ertoe kunnen leiden dat een heel project mislukt. Enkele van de risico's en problemen die kunnen optreden zijn:
1. Beschikbaarheid van bronnen
Misschien wel de grootste zorg onder projectmanagers is of ze de middelen krijgen die ze nodig hebben tijdens het project. Met de juiste planning kan een projectmanager garanderen dat de middelen niet halverwege het project opraken. Naast de beschikbaarheid van middelen moet ook rekening worden gehouden met de continuïteit van de middelen. Simpel gezegd, dit is bedoeld om ervoor te zorgen dat dezelfde middelen beschikbaar zijn tijdens de duur van het project. Het vervangen van middelen in het midden van het project kan veel tijd en geld kosten.
2. Marktrisico
Een andere onzekerheid waarmee rekening moet worden gehouden, is het marktrisico. Simpel gezegd, dit is de impact op een project die het gevolg kan zijn van veranderingen die op de markt worden geïntroduceerd. Denk bijvoorbeeld aan een branche waar technologische innovaties snel en veel voorkomen. Om projecten in een dergelijke omgeving te laten gedijen, moeten ze op tijd worden voltooid, voordat ze verouderd raken.
3. Vloeibaarheid
Projectmanagers moeten ook beoordelen of de organisaties waarin ze werken flexibel zijn. Zullen de projecteigenaren bijvoorbeeld van gedachten veranderen? Gaat u uw product introduceren in een markt die snel verandert? Als dat het geval is, moet er voldoende flexibiliteit zijn aan de kant van de projectmanager om zich aan te passen aan steeds veranderende omstandigheden.
4. Regelgevend
De wetten die in een staat van toepassing zijn, kunnen ook risico's voor uw project opleveren. Dus bovenal moeten projectmanagers zich vertrouwd maken met de wetten die van toepassing zijn op hun branche, om te voorkomen dat ze deze onbewust overtreden. Ze moeten ook de bedrijfsstructuren controleren. Bedrijfsstructuur Bedrijfsstructuur verwijst naar de organisatie van verschillende afdelingen of bedrijfseenheden binnen een bedrijf. Afhankelijk van de doelstellingen van een bedrijf en de branche die wordt aangenomen door belanghebbenden. Op deze manier kunnen ze ervoor zorgen dat de acties van een bepaalde speler niet het hele project in gevaar brengen.
Projectafhankelijkheden
Er zijn twee belangrijke soorten afhankelijkheden: uitgaand en inkomend . Uitgaand betekent dat het project afhankelijk is van de ene activiteit die wordt uitgevoerd door een bepaald team om door te gaan naar een andere taak of om resultaten te leveren. Omgekeerd betekent inkomend dat andere partijen erop vertrouwen dat een bepaald team een taak voltooit voordat ze resultaten opleveren. Een voorbeeld van een uitgaande afhankelijkheid is wanneer men moet wachten tot de juridische afdeling een bepaald document heeft beoordeeld en goedgekeurd voordat men het systeem mag aanpassen.
Door een goed begrip van de afhankelijkheden te krijgen, kunnen problemen in een vroeg stadium worden geïdentificeerd en opgelost. Andere voorbeelden van afhankelijkheden zijn:
- De eigenaar van een systeem moet coderingswijzigingen voltooien voordat een andere persoon end-to-end-tests kan uitvoeren
- Wanneer vastgoedfunctionarissen bouwontwerpen moeten goedkeuren voordat bouwprojecten beginnen
Projectveronderstellingen
Mensen maken veel aannames bij het uitvoeren van een bepaald project. Het gebeurt het vaakst tijdens de beginfase van het project. Het enige dat u niet moet vergeten, is deze aannames formeel documenteren. Op deze manier kunnen de betrokken stakeholders, als er later geschillen ontstaan, altijd verwijzen naar de kleine lettertjes.
Het RAID-logboek
Nu we bekend zijn met waar het RAID-acroniem voor staat, is het volgende waar we naar moeten kijken het RAID-logboek. Het logboek is gewoon een lijst met alle risico's, aannames, afhankelijkheden en problemen. Het wordt geïntroduceerd in de startfase van het project, waar het wordt gebruikt om vitale elementen vast te leggen. Het overvallogboek wordt verfijnd naarmate het project vordert.
Het RAID-logboek markeert elke factor afzonderlijk. Dit zijn de belangrijkste elementen die onder elke sectie van het logboek worden vermeld.
1. Risico's en problemen
Het deel met risico's en problemen omvat:
- Een duidelijke identificatie voor gemakkelijke verwijzing
- De datum waarop een bepaald item is gelogd
- Een samenvatting van het belangrijkste probleem of risico
- Een gedetailleerde beschrijving van het probleem of risico
- De impact die kan optreden als het risico zich ontwikkelt tot een issue. Zal de impact waarschijnlijk hoog, laag of gemiddeld zijn?
- Waarschijnlijkheid of waarschijnlijkheid dat de risico's zich voordoen
Elk risico en elk probleem heeft een risicobeperkingsplan nodig. Er zijn verschillende manieren om risico's te beperken, zoals uw management informeren over het probleem of risico, het risico accepteren en erkennen dat er niets aan kan worden gedaan, of de nodige maatregelen nemen om een risico te elimineren.
2. Afhankelijkheden Sectie
Afhankelijkheden moeten altijd worden overeengekomen door de betrokken partijen. Dit betekent dat een projectmanager een stakeholder niet aansprakelijk kan stellen voor een kwestie waar hij het in de eerste plaats niet mee eens was. De afhankelijkhedensectie van een RAID-logboek benadrukt:
- Een duidelijke en opeenvolgende indicator voor gemakkelijke verwijzing
- De datum waarop een probleem is geregistreerd
- Specificatie of de afhankelijkheid inkomend of uitgaand is
- Een gedetailleerde beschrijving van de afhankelijkheid
- Een samenvatting van de afhankelijkheid
- De specifieke datum waarop de afhankelijkheid wordt geleverd
- De partijen die instemmen met de afhankelijkheid
- Opmerkingen - Alle opmerkingen worden in het logboek vermeld. Elke opmerking moet worden voorafgegaan door de datum en naam van de persoon die de opmerking heeft gemaakt.
3. Aannames Sectie
Het is belangrijk om altijd de aannames te documenteren die in de loop van een project naar voren komen. Dit helpt om miscommunicatie en mogelijke conflicten te voorkomen. Aannames zijn handig bij de start van een project. Het gedeelte met aannames zal het volgende benadrukken:
- Een duidelijke en opeenvolgende indicator voor gemakkelijke verwijzing
- De datum waarop een item is gelogd
- Een samenvatting van de aannames
- Een gedetailleerde beschrijving van de aannames
- Status - zijn de items splinternieuw, in uitvoering of gesloten?
- De stakeholders hebben geraadpleegd bij het bedenken van de aannames
Het komt neer op
Het RAID-logboek is een onmisbaar communicatiemiddel voor projectmanagers. Het maakt het niet alleen gemakkelijk om activiteiten te volgen, maar het is ook essentieel om alle belanghebbenden op de hoogte te houden. Het RAID-logboek moet van tijd tot tijd worden bijgewerkt om het nauwkeurig, up-to-date en effectief te houden.
Gerelateerde metingen
Finance is de officiële aanbieder van de wereldwijde Financial Modelling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certificering Sluit je aan bij 350.600+ studenten die werken voor bedrijven als Amazon, JP Morgan en Ferrari-certificeringsprogramma, ontworpen om iedereen te helpen een financiële analist van wereldklasse te worden . Om te blijven leren en uw carrière vooruit te helpen, zijn de onderstaande aanvullende financiële bronnen nuttig:
- Gids voor datapresentaties Datapresentatie Analisten communiceren de output van financiële analyses aan management, investeerders en zakenpartners. Dit vereist een focus op de belangrijkste punten, feiten
- Projectbudget-sjabloon Projectbudget-sjabloon Dit projectbudget-sjabloon biedt u een hulpmiddel om het kostenbudget voor een project samen te vatten. Het projectbudget is een hulpmiddel dat door projectmanagers wordt gebruikt om de totale kosten van een project te schatten. Een Project Budget-sjabloon bevat een gedetailleerde schatting van alle kosten die waarschijnlijk zullen worden gemaakt voordat het project is voltooid
- Marktrisicopremie Marktrisicopremie De marktrisicopremie is het extra rendement dat een belegger verwacht van het aanhouden van een risicovolle marktportefeuille in plaats van risicovrije activa.
- Systeemrisico Systeemrisico Systeemrisico kan worden gedefinieerd als het risico dat samenhangt met de ineenstorting of het falen van een bedrijf, bedrijfstak, financiële instelling of een hele economie. Het is het risico van een groot falen van een financieel systeem, waarbij een crisis ontstaat wanneer kapitaalverschaffers het vertrouwen in de gebruikers van kapitaal verliezen
