Met een draaitabel kunt u grote datasets op een dynamische manier ordenen, sorteren, beheren en analyseren. Draaitabellen zijn een van de krachtigste tools voor gegevensanalyse van Excel, die op grote schaal worden gebruikt door financiële analisten over de hele wereld. In een draaitabel draait Excel in wezen een database achter de schermen, waardoor u gemakkelijk grote hoeveelheden informatie kunt manipuleren.
Hoe u een draaitabel in Excel gebruikt
Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding voor het invoegen van een draaitabel in Excel:
# 1 Organiseer de gegevens
De eerste stap is om ervoor te zorgen dat u beschikt over goed georganiseerde gegevens die gemakkelijk in een dynamische tabel kunnen worden omgezet. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat alle gegevens in de juiste rijen en kolommen staan. Als de gegevens niet goed zijn georganiseerd, zal de tabel niet goed werken. Zorg ervoor dat de categorieën (categorienamen) zich in de bovenste rij van de dataset bevinden, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
# 2 Plaats de draaitafel
In stap twee selecteert u de gegevens die u in de tabel wilt opnemen en vervolgens, op het tabblad Invoegen op het Excel-lint, zoekt u de tabellengroep en selecteert u Draaitabel, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
Wanneer het dialoogvenster verschijnt, zorg er dan voor dat de juiste gegevens zijn geselecteerd en beslis dan of u de tabel wilt invoegen als een nieuw werkblad of ergens op het huidige werkblad wilt plaatsen. Dit is geheel aan jou en je persoonlijke voorkeur.
# 3 Stel de draaitabelvelden in
Nadat u stap twee heeft voltooid, verschijnt het vak "PivotTable Fields". Hier stelt u de velden in door de opties die als beschikbare velden worden weergegeven, te slepen en neer te zetten. U kunt ook de aankruisvakjes naast de velden gebruiken om de items te selecteren die u in de tabel wilt zien.
# 4 Sorteer de tafel
Nu de standaard draaitabel aanwezig is, kunt u de informatie sorteren op meerdere criteria, zoals naam, waarde, aantal of andere zaken.
Om de datum te sorteren, klikt u op de autosort-knop (gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en vervolgens op "meer sorteeropties" om te kiezen uit de verschillende criteria waarop u kunt sorteren.
Een andere optie is om met de rechtermuisknop ergens in de tabel te klikken en vervolgens Sorteren te selecteren en vervolgens "meer sorteeropties".
# 5 Filter de gegevens
Het toevoegen van een filter is een geweldige manier om de gegevens heel gemakkelijk te sorteren. In het bovenstaande voorbeeld hebben we laten zien hoe te sorteren, maar nu met de filterfunctie kunnen we de gegevens voor specifieke subsecties bekijken met een klik op een knop.
In de onderstaande afbeelding kun je zien hoe, door de categorie ‘kanaal’ uit de lijst met opties naar beneden te slepen naar het gedeelte Filters, er plotseling een extra vak verschijnt bovenaan de draaitabel met de tekst ‘kanaal’. filter is toegevoegd.
Vervolgens kunnen we op de filterknop klikken en de filters selecteren die we willen toepassen (zoals hieronder weergegeven).
Nadat deze stap is voltooid, kunnen we de inkomsten, verzendkosten en marketinguitgaven zien voor alle producten die bijvoorbeeld via het Instagram-kanaal zijn verkocht.
Indien nodig kunnen meer filters aan de draaitabel worden toegevoegd.
# 6 Bewerk de datawaarden (berekeningen)
De standaardinstelling in Excel-draaitabellen is dat alle gegevens worden weergegeven als de som van wat er in de tabel wordt weergegeven. In deze tabel zien we bijvoorbeeld de som van alle inkomsten per categorie, de som van alle verzendkosten per categorie en de som van alle marketingkosten per categorie.
Om te veranderen van het tonen van de som van alle inkomsten naar het “tellen” van alle inkomsten, kunnen we bepalen hoeveel items er zijn verkocht. Dit kan handig zijn voor rapportagedoeleinden. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op de gegevens waarvan u de waarde wilt wijzigen en selecteert u "Waarde veldinstellingen", waardoor het venster wordt geopend dat u in de onderstaande schermafbeelding ziet.
Bij boekhoudkundige en financiële analyse is dit een zeer belangrijke functie, omdat het vaak nodig is om heen en weer te schakelen tussen eenheden / volume (de telfunctie) en de totale kosten of inkomsten (de somfunctie).
# 7 Een extra dimensie toevoegen aan de draaitabel
Op dit moment hebben we slechts één categorie in de rijen en één in de kolommen (de waarden). Het kan echter nodig zijn om een extra dimensie toe te voegen. Een korte waarschuwing dat dit de grootte van uw tafel aanzienlijk zou kunnen vergroten.
Om dit te doen, klikt u op de tabel zodat het vak “velden” verschijnt en sleept u een extra categorie, zoals “datums”, naar het vak met kolommen. Hierdoor wordt elke kolomkop onderverdeeld in extra kolommen voor elke datum in de gegevensset.
In het onderstaande voorbeeld kunt u zien hoe de dimensie extra datums aan de kolommen is toegevoegd om veel meer gegevens in de draaitabel te bieden.
Video-zelfstudie - De ultieme gids voor draaitafels
De onderstaande video is een stapsgewijze handleiding voor het maken van een geheel nieuwe draaitabel. Volg mee en zie hoe gemakkelijk het is om een draaitabel in Excel te maken. Dit is een van de krachtigste analysehulpmiddelen die u in het spreadsheetprogramma kunt gebruiken.
Extra functies en voorbeelden
Voor meer informatie over draaitabellen in Excel, bekijk onze geavanceerde Excel-cursus die alle belangrijke functies behandelt die een financieel analist nodig heeft om een analyse uit te voeren.
Naast die cursus raden we ook deze gratis financiële bronnen ten zeerste aan:
- Excel-spoedcursus
- Excel-sneltoetsen Excel-snelkoppelingen PC Mac Excel-snelkoppelingen - Lijst met de belangrijkste en meest voorkomende MS Excel-snelkoppelingen voor pc- en Mac-gebruikers, financiën, boekhoudkundige beroepen. Sneltoetsen versnellen uw modelleervaardigheden en besparen tijd. Leer bewerken, opmaken, navigeren, lint, speciale plakken, gegevensmanipulatie, formule- en celbewerking en andere tekortkomingen
- Cheatsheet voor formules Excel Formules Cheat Sheet De cheatsheet voor Excel-formules van Finance geeft u alle belangrijke formules om financiële analyse en modellering uit te voeren in Excel-spreadsheets. Als je een meester in financiële analyse in Excel wilt worden en een expert in het bouwen van financiële modellen, dan ben je hier aan het juiste adres.
- Geavanceerde Excel-formules Geavanceerde Excel-formules moeten weten Deze geavanceerde Excel-formules zijn essentieel om te weten en zullen uw financiële analysevaardigheden naar een hoger niveau tillen. Geavanceerde Excel-functies die u moet kennen. Leer de top 10 Excel-formules kennen die elke financiële analist van wereldklasse regelmatig gebruikt. Deze vaardigheden zullen uw spreadsheetwerk in elke carrière verbeteren
