Wat zijn vergaderminuten?

Vergadernotulen zijn notities die tijdens een vergadering worden opgenomen. Ze belichten de belangrijkste kwesties die worden besproken, moties die worden voorgesteld of waarover wordt gestemd, en activiteiten die moeten worden ondernomen. De notulen van een vergadering worden meestal gemaakt door een aangewezen lid van de groep. Het is hun taak om nauwkeurig vast te leggen wat er tijdens de bijeenkomst is gebeurd.

Notulen van de vergadering

Stappen die betrokken zijn bij het opnemen van vergaderminuten

Er zijn vijf belangrijke stappen bij het opnemen van de notulen van een vergadering. Zij zijn:

  • Pre-planning
  • Opnemen
  • De notulen schrijven of transcriberen
  • Notulen delen
  • Archivering of opslag van notulen voor referentie in de toekomst

Pre-planning

Als een vergadering van tevoren goed is gepland, wordt het notuleren een stuk eenvoudiger. Dat gezegd hebbende, de voorzitter CEO A CEO, een afkorting van Chief Executive Officer, is de hoogstgeplaatste persoon in een bedrijf of organisatie. De CEO is verantwoordelijk voor het algehele succes van een organisatie en voor het nemen van managementbeslissingen op het hoogste niveau. Lees een functieomschrijving en de secretaris of notulist moet samenwerken om vooraf de agenda van de vergadering te bepalen. De persoon die de notulen opneemt, kan bijvoorbeeld samenwerken met de voorzitter om een ​​document op te stellen dat als agenda zal dienen en het format voor de vergadering biedt.

Vergadering agenda

Als het voor de voorzitter en secretaris niet mogelijk is om samen te komen en een concept te bedenken, dan is het aan de secretaris om voor aanvang van de vergadering een kopie van de agenda te krijgen. De vergaderagenda zal dienen als leidraad voor het maken van aantekeningen en het opstellen van de notulen. Daarnaast bevat de agenda ook andere details die in de notulen verwerkt dienen te worden. Ze bevatten:

  • Namen van alle aanwezige leden - inclusief gasten en sprekers
  • Documenten die kunnen worden uitgedeeld naarmate de vergadering vordert, zoals kopieën van een lijst met voorstellen waarover moet worden gestemd

Verwachtingen

Als een persoon wordt gekozen als notulist, is het belangrijk dat hij weet wat er van hem wordt verwacht. Daarom moet het individu de voorzitter van de commissie benaderen en vragen wat zijn rol in de vergadering zal zijn. Als de vergadering bijvoorbeeld het voorstellen van moties omvat. Stem bij volmacht Een stem bij volmacht is een delegatie van stemrecht aan een vertegenwoordiger namens de oorspronkelijke stemhouder. De partij die stemrecht krijgt, staat bekend als de gevolmachtigde en de oorspronkelijke stemhouder staat bekend als de opdrachtgever. Het concept is belangrijk op de financiële markten en in het bijzonder bij beursgenoteerde bedrijven dient het aangewezen lid te informeren of hij de namen moet vermelden van degenen die moties indienen en degenen die gedetacheerd zijn.

Wat u moet opnemen in vergaderminuten

Voordat u details vastlegt, moet een aangewezen notulist zich vertrouwd maken met het soort informatie dat hij moet opnemen. Een groep gebruikt misschien een specifiek formaat om notities op te nemen, maar over het algemeen bevatten de notulen van een vergadering doorgaans de volgende details:

  • Datum en tijd waarop de vergadering plaatsvond
  • Namen van aanwezigen, evenals afwezige deelnemers
  • Aanvaarding van of wijzigingen aangebracht in de notulen van de vorige vergadering
  • Beslissingen genomen met betrekking tot elk agendapunt, zoals:
    • Ondernomen of overeengekomen activiteiten
    • Volgende stappen
    • Uitslag van verkiezingen Rechtstreeks stemmen Rechtstreeks stemmen, algemeen bekend als statutair stemmen, is een stemsysteem voor bedrijven dat kan worden gebruikt om bestuurders te kiezen of om te stemmen over belangrijke zaken
    • Moties aanvaard of afgewezen
    • Nieuwe zaken
    • Datum en tijd van de volgende vergadering

Het proces van het schrijven van vergadernotulen

Aan het einde van de vergadering moet de persoon die belast is met het schrijven van notulen, alle middelen krijgen die hij nodig heeft om de notulen op een duidelijke, presentabele manier op te schrijven. Hier zijn enkele tips om te overwegen:

  • Als de vergadering eenmaal is afgelopen, duurt het niet te lang om de notulen te schrijven. Zo zit je nog vers in het geheugen alles wat er tijdens de vergadering heeft plaatsgevonden.
  • Bekijk de opzet die eerder is gemaakt en breng waar nodig aanpassingen aan. Dit kan het toevoegen van extra informatie zijn of het verduidelijken van enkele van de aan de orde gestelde problemen. Controleer ook of alle vonnissen, activiteiten en moties duidelijk zijn vastgelegd.
  • Herzie de notulen en zorg ervoor dat ze kort maar duidelijk zijn.

Verspreiding van de vergadernotulen

Zodra de secretaris de notulen heeft geschreven, moet hij ze delen met de groepsleden. Ze kunnen online of via de cloud worden gedeeld. Aangezien notulen en andere soorten documenten veel papierwerk met zich meebrengen, kan het beter zijn om een ​​papierloze methode voor delen te gebruiken.

Als de notulenrecorder bijvoorbeeld de minuten documenteerde met Microsoft Word, dat online delen niet mogelijk maakt, dan zouden ze kunnen overwegen om Google Docs te gebruiken, dat een manier biedt om documenten online met andere gebruikers te delen.

De recorder moet ook een kopie van de vergadernotulen bewaren voor toekomstig gebruik. De meeste bedrijven slaan hun minuten online op - in Google Documenten of OneDrive.

Belangrijkste afhaalmaaltijden

Vergadernotulen zijn belangrijk omdat ze worden gebruikt om de belangrijkste kwesties die tijdens een vergadering aan de orde zijn, te documenteren. In effectieve notulen kunnen bijvoorbeeld de benaderingen worden vermeld die werden voorgesteld om een ​​bepaald probleem op te lossen en de belangrijkste reden waarom leden de ene methode boven de andere verkiezen.

De notulen van de vergadering kunnen handmatig worden opgenomen of op een elektronisch apparaat, zoals een laptop of iPad. Na de vergadering bekijkt de recorder de notulen en brengt waar nodig aanpassingen aan. De vergadernotulen worden vervolgens gedeeld met de groepsdeelnemers. Behalve voor distributie worden de minuten ook bewaard voor toekomstig gebruik.

Sjabloon

Minuten sjabloon

Meer middelen

Finance is de officiële aanbieder van de Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certificering Sluit je aan bij 350.600+ studenten die werken voor bedrijven als Amazon, JP Morgan en Ferrari-certificeringsprogramma, ontworpen om iedereen om te vormen tot een financiële analist van wereldklasse.

Om uw kennis van financiële analyse te blijven leren en ontwikkelen, raden we de onderstaande aanvullende financiële bronnen ten zeerste aan:

  • Action Learning Action Learning Action Learning is een proces voor het ontwikkelen van creatieve oplossingen voor het aanpakken van complexe problemen van individuen, groepen mensen en bedrijven
  • Bedrijfsstrategie Bedrijfsstrategie Bedrijfsstrategie richt zich op het beheren van middelen, risico en rendement binnen een bedrijf, in tegenstelling tot het kijken naar concurrentievoordelen in bedrijfsstrategie
  • Managementvaardigheden Managementvaardigheden Managementvaardigheden kunnen worden gedefinieerd als bepaalde attributen of capaciteiten die een leidinggevende zou moeten bezitten om specifieke taken in een
  • Spreken in het openbaar Spreken in het openbaar Spreken in het openbaar, ook wel oratorium of oratie genoemd, is het proces van het communiceren van informatie aan een live publiek. Het soort informatie dat wordt gecommuniceerd is opzettelijk gestructureerd om te informeren, te overtuigen en te entertainen. Goed spreken in het openbaar bestaat uit drie componenten: Stijl: meesterlijk geconstrueerd door woorden te gebruiken om te creëren

Aanbevolen

Is Crackstreams afgesloten?
2022
Is het MC-commandocentrum veilig?
2022
Verlaat Taliesin een cruciale rol?
2022