Een voucher is een intern document binnen een bedrijf dat wordt uitgegeven door de crediteurenadministratie. Crediteurenadministratie is een verplichting die wordt aangegaan wanneer een organisatie goederen of diensten ontvangt van haar leveranciers op krediet. Van crediteuren wordt verwacht dat ze binnen een jaar worden afbetaald, of binnen één bedrijfscyclus (welke van de twee langer is). AP wordt beschouwd als een van de meest liquide vormen van de afdeling kortlopende verplichtingen (AP). Het kan worden gezien als een "memorandum" van de verplichtingen van het bedrijf, en het wordt gebruikt om een betaling goed te keuren.
In elk bedrijf is er een crediteurenadministratie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van betalingen die verschuldigd zijn aan zijn schuldeisers en leveranciers.
Een voucher is een reservedocument dat nodig is om de procedure voor het verzamelen en indienen van alle andere documenten die nodig zijn om een aansprakelijkheid af te wikkelen, te starten.
Een belangrijk kenmerk van de interne boekhouding van een bedrijf is het controlemechanisme. Het mechanisme zorgt ervoor dat elke betaling die door het bedrijf wordt gedaan vooraf is geautoriseerd en dat deze geschikt is voor de goederen of diensten Producten en diensten Een product is een tastbaar item dat op de markt wordt gebracht voor verwerving, aandacht of consumptie terwijl een dienst een immaterieel item dat voortkomt uit ontvangen op basis van de reeds bestaande overeenkomsten.
Met andere woorden, een voucher is een ondersteunend document voor een factuur die door het bedrijf is ontvangen. Zodra de voucher is uitgegeven, betekent dit dat de factuur is gecontroleerd en is bevestigd dat deze moet worden betaald. De voucher autoriseert de betaling van de factuur in één keer dat op de balans wordt geschreven.
Hoe vouchers werken
Bij business-to-business transacties zijn de betalingen vaak niet onmiddellijk verschuldigd. Ze kunnen worden betaald met een toegestane vertraging die kan variëren tussen 30, 60 of 90 dagen. Wanneer het bedrijf de benodigdheden met de factuur ontvangt, creëert het in plaats van de betaling onmiddellijk vrij te geven, een voucher als herinnering aan de verschuldigde betalingen of als een overzicht van de reeds gedane betaling.
Een voucher kan verschillende ondersteunende documenten bevatten. De meest voorkomende zijn hieronder opgesomd:
- De factuur ontvangen van de leverancier
- De gegevens van de te betalen leverancier (naam, adres, telefoonnummer)
- De gegevens voor de betaling (verschuldigd bedrag, inclusief eventuele korting en vervaldatum voor de betaling)
- De initiële inkooporder Inkooporder Een inkooporder is een commercieel brondocument dat wordt uitgegeven door de inkoopafdeling van een bedrijf bij het plaatsen van een bestelling bij de verkopers van het bedrijf of wordt gemaakt door het bedrijf
- De bon die bevestigt dat het bedrijf de goederen of diensten heeft ontvangen die op de factuur staan vermeld
- De grootboekrekeningen Grootboek In de boekhouding is een grootboek (GB) een record van alle transacties uit het verleden van een bedrijf, georganiseerd op rekeningen. Grootboekrekeningen (GB) bevatten alle debet- en credittransacties die hierop van invloed zijn. Bovendien bevatten ze gedetailleerde informatie over elke transactie - nodig om boekhoudkundige redenen
- De handtekening van een gemachtigde vertegenwoordiger bij het bedrijf (zoals het hoofd van de crediteurenadministratie) die de aankoop en de betaling valideert
- Het betalingsbewijs, dat is opgenomen in de voucher documentatie
De onderstaande grafiek toont het proces van het maken van een voucher:
Boekhoudprincipe
Gezien de bovenstaande informatie, kunt u zien dat er twee soorten vouchers zijn:
- Vouchers met een openstaand saldo; en
- Vouchers die verwijzen naar een reeds betaalde factuur.
Het eerste type (verschuldigde betaling) wordt geregistreerd op de balans. Balans. De balans is een van de drie fundamentele financiële staten. Deze verklaringen zijn essentieel voor zowel financiële modellering als boekhouding. De balans geeft de totale activa van het bedrijf weer en hoe deze activa worden gefinancierd, hetzij via schulden of eigen vermogen. Activa = passiva + eigen vermogen als crediteuren. Nadat de voucher is betaald, wordt deze geregistreerd als een betaalde voucher en moet het betalingsbewijs worden bijgevoegd.
belang van vouchers
Vouchers zijn vooral belangrijk wanneer een audit wordt uitgevoerd. Volgens de wet zijn alle bedrijven onderworpen aan een auditprocedure die de waarheidsgetrouwheid van de informatie in de financiële overzichten verifieert. Dankzij de bon kan de verantwoordelijke auditor gemakkelijk nagaan of alle aangekochte goederen of betaalde diensten ook daadwerkelijk door het bedrijf zijn ontvangen. De vouchers worden dus gebruikt om de contante betalingen van het bedrijf te rechtvaardigen en te documenteren.
Aan de andere kant worden de vouchers intern gebruikt om het risico van wangedrag door werknemers te verkleinen en hen ervan te weerhouden samen te werken om bedrijfsactiva te stelen. De vouchers creëren een papieren spoor, dat alle mensen die bij die specifieke transactie betrokken zijn, documenteert, evenals hun taken die bij die transactie horen. Op die manier is het gemakkelijker om in te schatten wie waarvoor verantwoordelijk is.
Voorbeeld van vouchers
Een kleine minimarkt bestelt om de paar dagen vers voedsel bij de leverancier. De manager van de versafdeling bestelt 50 pond vlees en vis, en de eigenaar initieert de bestelling om de levering goed te keuren. Wanneer de minimarkt de bestelling ontvangt, wordt de inhoud van de levering vergeleken met de bestelling om er zeker van te zijn dat alles is ontvangen.
Op zo'n moment wordt een voucher uitgegeven. Het bevat de inkooporder, het verzendbewijs en de factuur. Het verschuldigde bedrag is ook inbegrepen en het zal worden geregistreerd op de crediteurenadministratie totdat de betaling is uitgevoerd.
De voucher wordt naar de eigenaar gestuurd, die alles beoordeelt om ervoor te zorgen dat alle informatie correct is, en vervolgens wordt de betaling goedgekeurd. Daarna wordt de transactie gesloten en wordt de voucher als een betaalde voucher op de balans geregistreerd.
Gerelateerde metingen
Finance is de officiële aanbieder van de wereldwijde Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ CBCA ™ -certificering De Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ -accreditatie is een wereldwijde standaard voor kredietanalisten die betrekking heeft op financiën, boekhouding, kredietanalyse en cashflowanalyse , convenantmodellering, terugbetalingen van leningen en meer. certificeringsprogramma, ontworpen om iedereen te helpen een financiële analist van wereldklasse te worden. Om uw carrière verder te ontwikkelen, zijn de onderstaande aanvullende bronnen nuttig:
- Analyse van financiële overzichten Analyse van financiële overzichten Hoe analyse van financiële overzichten uit te voeren. In deze gids leert u een analyse van de financiële overzichten van de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht uit te voeren, inclusief marges, ratio's, groei, liquiditeit, hefboomwerking, rendement en winstgevendheid.
- Crediteuren versus debiteurenadministratie Crediteuren versus debiteurenadministratie In de boekhouding worden crediteuren en debiteuren soms verward met de andere. De twee soorten rekeningen lijken erg op de manier waarop ze worden geregistreerd, maar het is belangrijk om onderscheid te maken tussen crediteuren versus debiteuren, omdat een ervan een activarekening is en de andere een
- Balansposten projecteren Balansposten projecteren Balansposten projecteren omvat het analyseren van werkkapitaal, materiële vaste activa, vreemd vermogen en netto-inkomen. In deze gids wordt uitgelegd hoe u moet berekenen
- Brondocumenten Brondocumenten Het papieren spoor van de financiële transacties van een bedrijf wordt in de boekhouding brondocumenten genoemd. Of er nu cheques worden geschreven om uitbetaald te worden, verkopen worden gedaan om bonnen te genereren, facturen voor facturering worden verzonden door leveranciers of werkuren worden geregistreerd op de urenstaat van een werknemer - alle respectieve documenten zijn brondocumenten.
