Elke keer dat een bedrijf betrokken is bij een financiële transactie, wordt er een papieren spoor gegenereerd. Dit papieren spoor wordt in de boekhouding een brondocument genoemd. Of er nu cheques worden geschreven om uitbetaald te worden, verkopen worden gedaan om bonnen te genereren, facturen voor facturering worden verzonden door leveranciers of werkuren worden geregistreerd op de urenstaat van een werknemer - alle respectieve documenten zijn brondocumenten.
Het belang van brondocumenten
Brondocumenten zijn in de allereerste plaats belangrijk voor het boekhoud- en boekhoudproces Theorie van de financiële boekhouding De theorie van de financiële boekhouding verklaart het "waarom" achter de boekhouding - de redenen waarom transacties op bepaalde manieren worden gerapporteerd. Deze gids zal u helpen de belangrijkste principes achter de financiële boekhoudingstheorie te begrijpen, omdat ze dienen als fysiek bewijs dat er daadwerkelijk een financiële transactie heeft plaatsgevonden. Tegenwoordig hoeven deze documenten niet per se een fysieke papieren versie te zijn - het kan een elektronische vorm van bevestiging zijn.
Daarnaast zijn brondocumenten ook essentieel in het auditproces. Wanneer bedrijven een audit ondergaan, vergroot de toegang van de auditor tot een duidelijk en toegankelijk papieren spoor van alle transacties de algehele legitimiteit en onafhankelijkheid van de audit. Om de juistheid van de saldi van het bedrijf op de individuele rekeningen opnieuw te bevestigen, hebben accountants volledige toegang tot alle documenten nodig. Over het algemeen moeten alle brondocumenten worden bewaard en opgeslagen voor toekomstig gebruik om een bedrijf soepeler te laten verlopen en de transparantie te vergroten.
Veelvoorkomende typen brondocumenten
In zijn eenvoudigste vorm bevat een brondocument over het algemeen de volgende informatie:
- De datum van de transactie
- Het totale bedrag van de transactie
- Een beschrijving van de transactie
- Een of meer machtigende handtekeningen
De meest voorkomende documenten zijn:
- Cheques
- Facturen
- Ontvangsten
- Creditnota's
- Tijdkaarten voor werknemers
- Stortingsbonnen
- Inkooporders
Documentopslag
Alle informatie die via brondocumenten wordt gegenereerd, moet correct worden vastgelegd in het dagboek van het bedrijf, de boekhoudsoftware of de financiële boeken. Na de eerste opname moeten alle documenten worden bewaard en georganiseerd in een bestand en in een systeem worden geplaatst, zodat ze op elk moment kunnen worden opgehaald. Het is ook belangrijk om een overzicht te maken van de algemene interne controleprocedures. Gids forensische audit Een forensische audit is een gedetailleerde audit van de gegevens van een bedrijf die in een gerechtelijke procedure door een rechtbank moet worden gebruikt. Accountants, advocaten en financiële professionals zijn allemaal betrokken. Bij een dergelijke audit zullen ze kijken naar corruptie, belangenconflicten, omkoping, afpersing, verduistering van activa, financiële fraude, waarbij wordt gespecificeerd wie binnen het bedrijf toegang heeft tot betalingen, bestellingen en andere transacties en deze kan autoriseren.
Originaliteit van brondocumenten
Het merendeel van de tijd zijn fotokopieën van brondocumenten wettelijk toegestaan. Volgens de Amerikaanse Internal Review Service (IRS), zolang deze fotokopieën een volledige, leesbare en nauwkeurige weergave zijn van het originele document, zijn ze wettelijk aanvaardbaar. Evenzo accepteert de Canadian Revenue Agency (CRA) gescande documenten zolang de records worden geproduceerd en bewaard op papier of worden opgeslagen in een elektronisch toegankelijk en leesbaar formaat. Hoewel het organiseren en archiveren van deze documenten vervelend kan zijn, kan het in de toekomst resulteren in een enorme tijdwinst en ook voor meer transparantie als u extra tijd besteedt aan het goed bijhouden van een papieren spoor en het creëren van een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot deze documenten.
Aanvullende bronnen
Hieronder vindt u verschillende aanvullende gratis financiële bronnen om u op weg te helpen naar uw financiële carrière.
- Boekhouding van inkomstenbelastingen Boekhouding van inkomstenbelastingen Inkomstenbelastingen en de boekhouding daarvan zijn een belangrijk onderdeel van de bedrijfsfinanciering. Het hebben van een conceptueel begrip van de verantwoording van inkomstenbelastingen stelt een bedrijf in staat om financiële flexibiliteit te behouden. Belasting is een ingewikkeld vakgebied om te navigeren en brengt zelfs de meest bekwame financiële analisten vaak in verwarring.
- Analyse van financiële overzichten Analyse van financiële overzichten Hoe analyse van financiële overzichten uit te voeren. In deze gids leert u een analyse van de financiële overzichten van de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht uit te voeren, inclusief marges, ratio's, groei, liquiditeit, hefboomwerking, rendement en winstgevendheid.
- Financiële boekhoudingstheorie Financiële boekhoudingstheorie De financiële boekhoudingstheorie verklaart het "waarom" achter de boekhouding - de redenen waarom transacties op bepaalde manieren worden gerapporteerd. Deze gids zal u helpen de belangrijkste principes achter Financial Accounting Theory te begrijpen
- Kosten van verkochte goederen Boekhouding Onze boekhoudgidsen en bronnen zijn zelfstudiegidsen om in uw eigen tempo boekhouding en financiën te leren. Blader door honderden gidsen en bronnen.
