Een inkooporder is een commercieel brondocument Brondocumenten Het papieren spoor van de financiële transacties van een bedrijf wordt in de boekhouding brondocumenten genoemd. Of er nu cheques worden geschreven om uitbetaald te worden, verkopen worden gedaan om bonnen te genereren, facturen voor facturering worden verzonden door leveranciers of werkuren worden geregistreerd op de urenstaat van een werknemer - alle respectieve documenten zijn brondocumenten. dat wordt afgegeven door de inkoopafdeling van een bedrijf bij het plaatsen van een bestelling bij zijn verkopers of leveranciers. Het document bevat de details van de artikelen die moeten worden gekocht, zoals de soorten goederen, de hoeveelheid en de prijs. In eenvoudige bewoordingen is het het contract dat door de koper is opgesteld bij het kopen van goederen van de verkoper.
Stappen bij het bestellen
1. Koper creëert een aanvraag tot bestellen
Voordat u de bestelling naar de leverancier verstuurt, is de eerste stap het creëren van een aanvraag tot bestellen. Dit is een document dat binnen het bedrijf aan de inkoopafdeling wordt afgegeven om de bestelde goederen bij te houden.
De inkoopaanvraag helpt het bedrijf ook om een overzicht van hun uitgaven bij te houden. Uitgaven Een uitgave is een soort uitgave die door de resultatenrekening stroomt en van de inkomsten wordt afgetrokken om tot een nettowinst te komen. Vanwege het accrual-principe in de boekhouding, worden kosten opgenomen op het moment dat ze worden gemaakt, niet noodzakelijk wanneer ze worden betaald. . De bestelling wordt pas gemaakt nadat de aanvraag tot bestellen is goedgekeurd door de bevoegde manager.
2. Koper maakt een inkooporder aan
Wanneer er overeenstemming is bereikt over de goederen die moeten worden gekocht, wordt de inkooporder gecreëerd. De PO vermeldt de datum van de bestelling, FOB-verzendinformatie Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), ook wel Free on Board genoemd, is een term uit het internationaal handelsrecht die is gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC). , kortingsvoorwaarden, namen van de koper en verkoper, beschrijving van de goederen die worden gekocht, artikelnummer, prijs, hoeveelheid en het PO-nummer.
Het PO-nummer is een uniek nummer dat bij een bepaalde bestelling hoort. Het dient twee doelen. Een daarvan is ervoor te zorgen dat de bestelde goederen overeenkomen met de goederen die zijn ontvangen. Ten tweede wordt het PO-nummer gekoppeld aan de factuur om ervoor te zorgen dat de koper het juiste bedrag voor de goederen in rekening wordt gebracht.
3. Verkoper accepteert (of weigert) inkooporder
Onderaan de bestelling staat een stippellijn voor de geautoriseerde manager van de verkoper om de bestelling af te tekenen. De PO bevat alle details over de transactie en wat de koper verwacht te ontvangen. Zodra de verkoper de PO heeft ontvangen, heeft hij het recht om het document te accepteren of te weigeren. Zodra de PO echter is geaccepteerd, wordt het een juridisch bindend contract voor beide betrokken partijen.
4. Koper registreert inkooporder
Zodra de bestelling is geplaatst, blijft de bestelling "open". Een openstaande inkooporder is een PO waar de bestelling is geplaatst maar de goederen nog niet zijn ontvangen, of het kan betekenen dat slechts een deel van de bestelling is ontvangen. Hoe dan ook, het betekent dat de levering van de goederen niet compleet is.
Voordelen van inkooporders
1. Vermijdt dubbele bestellingen
Inkooporders bieden een bedrijf verschillende voordelen. Het belangrijkste is dat het dubbele bestellingen helpt voorkomen. Wanneer een bedrijf besluit het bedrijf op te schalen, kunnen PO's helpen bijhouden wat er is besteld en bij wie.
Ook als een koper soortgelijke producten bestelt, kan het moeilijk zijn om de facturen te matchen. De PO dient als controle voor de facturen die betaald moeten worden.
2. Houdt binnenkomende bestellingen bij
Bovendien helpen inkooporders bij het bijhouden van inkomende bestellingen, en een goed georganiseerd inkoopordersysteem kan de voorraad helpen vereenvoudigen. eindproducten die een bedrijf heeft verzameld. Het wordt vaak beschouwd als het meest illiquide van alle vlottende activa - daarom wordt het uitgesloten van de teller bij de snelle berekening van de ratio. en verzendproces.
3. Dient als juridische documenten
Inkooporders dienen als juridische documenten en helpen toekomstige geschillen over de transactie te voorkomen.
Hoe gebruikt de leverancier de inkooporder?
Inkooporders spelen een grote rol in het voorraadbeheerproces. Wanneer de leverancier de bestelling ontvangt, neemt hij de artikelen die in de bestelling staan vermeld uit zijn voorraad. De PO helpt bij het bijhouden van de aanwezige voorraad en het identificeren van eventuele discrepanties tussen de waarden die in de records worden weergegeven en de werkelijke voorraad.
Bovendien heeft de leverancier de PO nodig om de bestelling correct uit te voeren. De koper wordt ook door de leverancier in rekening gebracht op basis van de betalingscondities die in de PO zijn overeengekomen.
Aankooporder versus factuur
De inkooporder is een document dat door de koper wordt gegenereerd en dient om goederen bij de leverancier te bestellen. De factuur daarentegen wordt gegenereerd door de leverancier en laat zien hoeveel de koper moet betalen voor goederen die bij de leverancier zijn gekocht. De PO is een verkoopcontract, terwijl de factuur de bevestiging van de verkoop is.
Aankooporder versus verkooporder
Terwijl de inkooporder laat zien welke goederen bij de leverancier zijn besteld, wordt de verkooporder door de leverancier gegenereerd en naar de inkoper gestuurd. Het betekent de bevestiging of goedkeuring van de verkoop. Tegenwoordig is het PO-proces niet langer op papier gebaseerd en stuurt de koper zijn leveranciers meestal een elektronische PO. Dit gebeurt met behulp van de PO-module in ERP-software. Het helpt het aankoopproces te versnellen en de kans op fouten te verkleinen.
Meer middelen
Finance is de officiële aanbieder van de Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-certificering Sluit je aan bij 350.600+ studenten die werken voor bedrijven als Amazon, JP Morgan en Ferrari-certificeringsprogramma, ontworpen om iedereen om te vormen tot een financiële analist van wereldklasse.
Om uw kennis van financiële analyse te blijven leren en ontwikkelen, raden we de onderstaande aanvullende financiële bronnen ten zeerste aan:
- Kredietverkopen Kredietverkopen Kredietverkopen verwijzen naar een verkoop waarbij het verschuldigde bedrag op een later tijdstip zal worden betaald. Met andere woorden, verkopen op krediet zijn aankopen door klanten die op het moment van aankoop niet de volledige betaling in contanten betalen.
- Verkoop- en incasso-cyclus Verkoop- en incasso-cyclus De verkoop- en incasso-cyclus, ook bekend als de cyclus van inkomsten, vorderingen en ontvangsten (RRR), bestaat uit verschillende transactiestromen. De transactiestromen voor verkoop en ontvangsten zijn de typische journaalboekingen die debiteuren- en creditverkopenopbrengsten en debiteren van contanten en creditrekeningen debiteren
- Verkoop- en koopovereenkomst Vertegenwoordigingsovereenkomst verkoper Een overeenkomst voor verkopersvertegenwoordiging, ook bekend als een listingovereenkomst, is een overeenkomst tussen een verkoper van onroerend goed en een makelaarskantoor die gedetailleerde informatie geeft over het onroerend goed dat wordt verkocht. Het vormt de basis van de onderhandelingen tussen verkoper en koper via een makelaar.
- Handelskrediet Handelskrediet Een handelskrediet is een overeenkomst of afspraak tussen agenten die zaken met elkaar doen en die de uitwisseling van goederen en diensten mogelijk maakt
